Persondatapolitik for Idrætsefterskolen Lægården 

Senest ajourført 25. maj 2018

Denne politik beskriver, hvilke personoplysninger, vi indsamler om besøgende på skolens hjemmeside, kommende og nuværende elever og deres forældre samt andre eksterne samarbejdspartnere. Den beskriver også, hvordan vi håndterer oplysningerne, hvem de deles med og hvornår de bliver slettet igen.

Politikken skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU's Forordning om beskyttelse af persondata (GDPR) 2016/679 af 27. april 2016, som er trådt i kraft 25. maj 2018, samt lov om persondata (Reference indsættes når loven er vedtaget).

 

1. Politikken gælder for følgende dataansvarlige organisation:

Idrætsefterskolen Lægården

Lægårdvej 72, 7500 Holstebro

Tlf.: 88 91 77 00

[email protected]

www.lægården.dk

CVR: 31068517

 

Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til:

 

Viceforstander Inger Kudsk                  Forretningsfører Esther Thoftgaard Jensen

88 91 77 05 / 61 22 73 77                       88 91 77 02

[email protected]                          [email protected]

 

2. Behandlingsgrundlag for personoplysninger på Lægården

Afhængig af, om du blot besøger vores hjemmeside, overvejer at søge om optagelse som elev, eller er optaget som elev, behandler vi forskellige oplysninger om dig og eventuelt dine forældre.

Skolens lovgivningsmæssige hjemmel for at behandle oplysningerne er lov om efterskoler, jf. Lovbekendtgørelse 94 af 08/02 2018 og de hertil knyttede love, som fx lov om folkeskolen, lov om social service, m.fl.

Behandlingen af personoplysninger sker på baggrunden af forordningens artikel 6 (almindelige oplysninger), artikel 9 (følsomme oplysninger) og artikel 87 (cpr.nr.).

 

3. Personoplysninger, som vi indhenter hos dig og behandler om dig:

 

3.1. Venteliste/tilmelding til åbent hus og camps/lejre

Hvis du tilmelder dig venteliste til nuværende eller kommende skoleår eller til åbent hus, behandler vi følgende oplysninger om dig: Navn, adresse, telefonnummer, e-mail, klassetrin, ønsker om linjefag, tøjstørrelse.

Vi sletter alle oplysninger om ansøgere, som ikke optages, ved afslutningen af det pågældende skoleår. Vi gemmer oplysningerne om ansøgere på venteliste i det indeværende skoleår med henblik på at kunne tilbyde en plads, hvis andre ansøgere falder fra. Hvis du ikke ønsker at stå på venteliste til det aktuelle skoleår, beder vi dig give kontoret besked om dette.

 

3.2. Kommende/nuværende elev

Når en elev ansøger om optagelse på skolen, indsamler vi følgende oplysninger:         Navn, adresse, telefonnummer, bopælskommune, e-mail, alder, køn, klassetrin, navn på nuværende skole, linje og ønsker om faglige valg, betalingsoplysninger, tøjstørrelse.

Vi spørger også til, om der er særlige helbredsoplysninger, vi skal kende til. Det kan fx være allergier i forbindelse med kost, medicinkrævende sygdomme eller andre forhold, der skal tages særligt hensyn til. Vi beder derudover også om oplysning om evt. PPR-udredning, oplysning om støtte, inklusionstilbud eller særlig tilrettelagt undervisning. Indsamlingen af disse oplysninger sker med henvisning til GDPR artikel 9 litra a). Det vil sige, at du skal give samtykke til, at vi behandler oplysningerne.

Vi skal også bruge CPR-nr. af hensyn til indberetning til Undervisningsministeriet i forbindelse med tilskud og elevstøtte, samt Danmarks Statistik i forbindelse med lovpligtig uddannelsesstatistik.

Når du er optaget som elev og går på skolen, indsamler vi desuden følgende oplysninger om dig under dit ophold: Karakterer, sygefravær og andet fravær, trivsel, Wi-Fi, UNI-login.

Vi tager billeder og sommetider video fra offentlige arrangementer og begivenheder på skolen. Disse billeder bruger vi til at synliggøre skolens hverdag og undervisningstilbud. Herunder kan vi bruge billeder i markedsføringsøjemed. Det vil sige på trykte brochurer, på skolens hjemmeside, og på skolens profil på sociale medier. Ved optagelsen beder vi nye elever om samtykke til at offentliggøre billeder, hvor elever kan genkendes.

I det omfang, vi tager portrætbilleder, herunder klassebilleder eller skolefotos, beder vi om samtykke til at offentliggøre dem på skolens intrasystem Viggo.

 

3.3. Forældre og evt. samlever

Når en elev søger om optagelse på Lægården indsamler vi følgende almindelige oplysninger om forældremyndighedsindehavere og eventuel samlever:                         Navn, adresse, telefonnummer, e-mail, kontakttelefonnummer arbejde.

Desuden indsamler vi CPR.-nr. og indkomstoplysninger i året to år forud for kursusstart til brug for beregning af statslig elevstøtte, jf. elevstøttebekendtgørelse nr. 429 af 10/05/2011. Se også pkt. 4 nedenfor.

Endelig behandler vi betalingsoplysninger til brug for administration af betalingen for efterskoleopholdet.

 

3.4. Besøgende på vores hjemmeside.

Vi bruger cookies på hjemmesiden til at tilpasse vores indhold og annoncer, til at vise dig funktioner til sociale medier og til at analysere vores trafik. En cookie er en tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Cookies gør, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke oplysninger om brugeradfærd på en måde, der kan kobles til enkeltpersoner. Du kan vælge at sige nej til cookies, men så vil hjemmesiden ikke fungere optimalt. Vores cookies indebærer, at vi behandler følgende personoplysninger om dig:

Navn, elevens navn, adresse, e-mail, telefonnummer, klassetrin, skoleår, ip-adresse,

Vi beder om disse personoplysninger til statistik og sammenligning med foregående skoleår. Ligeledes benytter vi personoplysninger i situationer, hvor du fx booker en fremvisning, foretager køb, kontakter os, ønsker at modtage henvendelser, opretter en konto eller deltager i vores begivenheder og konkurrencer.

Andre formål med anvendelse af cookies:

Lave og administrere din konto, sende dig information og marketing, lave undersøgelser og analyser, svare på kundehenvendelser og support og analysere data inkl. automatiserede systemer og maskiner til at forbedre vores services og din oplevelse.

Data fra Google bliver udelukkende benyttet til statistik og rapportering.

Data fra Facebook sporing pixels bruges til marketing indsatser, mod Lægårdens målgrupper.

Serverlogs og data vil blive gemt i 3 måneder hvorefter de slettes. Serverlogs inkluderer IP adresse, sti og fejl der opstår. Disse informationer bruges udelukkende til fejlfinding og trafikanalyse.

Info fra kontaktformularen vil blive gemt i 14 dage hvorefter de slettes.

Data gemmes i Google Analytics i 50 måneder og bruges til interne statistikker og afrapportering

Data om oplysninger og henvendelser vil blive gemt i 1 år. Mails/elektroniske filer samt fysiske filer vil blive destrueret i august måned for 2 år tilbage.

Læs mere om vores cookie politik her

 

4. Personoplysninger om dig, som vi indhenter hos andre end dig:

Iflg. GDPR Artikel 14, skal vi oplyse om, hvilke oplysninger, vi indsamler om vores elever og forældre hos andre. Vi indsamler først oplysninger hos andre, når personen er optaget som elev på skolen. Vi beder om samtykke til at indhente oplysningerne i overensstemmelse med artikel 13.

 

4.1. Oplysninger fra tidligere eller nuværende skole og PPR:

For at give eleven den bedste start og den bedste trivsel og for at sikre det bedste udgangspunkt for pædagogisk planlægning på vores skole, indhenter vi oplysninger fra nuværende og/eller forrige skole og hos PPR, hvis det er relevant. Det kan evt. være uddannelsesplan, karakterer og udtalelser.

Hvis en elev aktuelt eller tidligere har været indstillet til støtte ved Pædagogisk-psykologisk rådgivning i hjemkommunen, indhenter vi evt. også denne vurdering. Elev og/eller forældre skal give samtykke hertil.

 

4.2. Forældre og evt. samlever:

Forældre til kommende elever og evt. samlever skal oplyse CPR-nr. med henblik på indhentelse af indkomstoplysninger til brug for beregning af statslig elevstøtte.

Indkomstoplysningerne hentes af SU-styrelsen på vegne af Styrelsen for Undervisning og Kvalitet og sker ved direkte træk i SKATs registre.

Indkomstoplysningerne beregnes på baggrund af årsopgørelse fra året to år forud for datoen for kursusstart.

 

5. Sådan behandler vi oplysningerne:

 

5.1. Nødvendig behandling på skolen

Alle de oplysninger, vi behandler om elever, er nødvendige for at vi kan drive skolen og yde den nødvendige service og omsorg for hver enkelt.

De fleste almindelige oplysninger samt cpr-nr. indgår i skolens økonomiske administration. Det er oplysninger, vi deler med Undervisningsministeriet i forbindelse med indberetning af tilskud, elevstøtte og udarbejdelse af regnskab.

Evt. samlevers cpr-nr. og indkomstoplysninger anvendes til beregning af statslig elevstøtte.

Det er kun skolens administrative medarbejdere, der har adgang til oplysninger om indkomst og økonomi.

Den pædagogiske administration omfatter fx indskrivning på hold, linje, valgfag og herunder udarbejdelse af opgaver, evalueringer, mv.

Vores uddannelsesvejleder behandler følgende oplysninger om elever i forbindelse med udarbejdelse af lovpligtige uddannelsesplaner og indberetning på optagelse.dk: Navn, cpr.nr., mail-adresser, karakterer, uddannelsesønsker, relevante bilag, eks. udtalelser.

Skolens leder og relevante medarbejdere har adgang til alle oplysninger om elever.

For de elever, som aflægger folkeskolens afgangsprøve i 9. eller 10. klasse hos os, er vi forpligtet til at opbevare prøvebeviserne uendeligt.

 

5. 2. Deling med andre

Som nævnt i pkt. 4.2. og 5.1. deles oplysninger i forbindelse med skolens administration med de relevante myndigheder i det omfang, vi er lovgivningsmæssigt forpligtet hertil.

Vi bruger UNI-Login til Viggo (Intra) samt til log-in på en række platforme for digitale undervisningsmidler. Vores leverandører her omfatter Gyldendal, Clio-online, Ordbogen AS. Personoplysninger knyttet til UNI-Login er: Navn, klassetrin, alder, skolenavn, e-mail.

Vi har underskrevet databehandleraftaler med alle udbydere, der anvender Uni-login. De har forpligtet sig til at tage behørige forholdsregler til beskyttelse af persondata om vores elever. I enkelte tilfælde overføres data til servere i tredjelande.

Alle interesserede kan henvende sig til skolens administration for gennemsyn af databehandleraftaler.

Vi bruger desuden Google online services til valgskemaer og ligende.

Ved studierejser, deler vi personoplysninger om dig med vores samarbejdspartner. Disse oplysninger omfatter navn, køn, alder, vægt og skostørrelse.

Vi vil under dit ophold dele personoplysninger med vores samarbejdspartnere til arrangementer i skoleåret, eksempelvis byløb. Disse oplysninger vil typisk være: Navn, køn og alder.

 

5.3. Sletning

Når eleven forlader skolen, sletter vi senest ved det efterfølgende skoleårs afslutning alle oplysninger, som ikke er nødvendige at bevare af hensyn til dokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, jf. regnskabsbekendtgørelsen nr. 1348 af 23. november 2016.

Oplysninger til brug for regnskabsaflæggelsen slettes fem år efter afslutningen af det pågældende regnskabsår. Disse oplysninger omfatter: Navn, klassetrin, cpr-nr., antal ugers aktivitet på efterskole, betalingsoplysninger i forbindelse med efterskoleopholdet.

Oplysninger om personer på venteliste og tilmelding til åbent hus, camp/lejre til det aktuelle skoleår slettes senest ved årsskiftet i skoleåret.

Oplysninger om besøgende på vores hjemmeside slettes senest 50 mdr. efter seneste besøg. Jf. cookie politik.

Afgangsprøvebeviser opbevares uendeligt, jf. pkt. 5.1.

 

6. De registreredes rettigheder

 

6.1. Indsigt

Som registreret har du ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt.1) kan du anmode om indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

Skolen kan tage et gebyr for dette arbejde. Dette skal være et rimeligt gebyr under hensyn til de administrative omkostninger ved at give de pågældende oplysninger. Datatilsynet skriver på deres hjemmeside, at den private dataansvarlige kan kræve 10 kr. for hver påbegyndt side, men at betalingen ikke kan overstige 200 kr. [1]

Du kan også logge ind på Viggo/skoleintra på www.lægården.dk  og tilgå din profil under mine oplysninger. Her vil også fremgå de stamoplysninger, som vi har registreret om dig.

 

6.2. Berigtigelse og sletning

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

 

6.3. Begrænsning af behandling

Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.

6.4. Dataportabilitet

Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

6.5. Indsigelsesret

Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

 

6.6. Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis Behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den Behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke. Du skal være opmærksom på, at det i nogle tilfælde kan medføre, at du ikke kan fortsætte som elev på skolen, hvis vi fx ikke må behandle oplysninger om dit helbred eller behov for faglig støtte, mv.

 

6.7. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger

Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at der ikke kan beregnes statslig elevstøtte eller at vi ikke kan optage dig som elev på skolen, jf. ovenfor under pkt. 6.6.

 

7. Sikkerhed

Skolens behandling af personoplysninger er underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

 

8. Klage til tilsynsmyndighed

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:

Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: [email protected]

 

9. Opdatering af denne Politik

Idrætsefterskolen Lægården er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.

Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.

Dato for seneste opdatering af persondatapolitikken fremgår øverst på dokumentet.

 

[1] https://www.datatilsynet.dk/borger/mine-rettigheder/indsigt/

Book en fremvisning, og se hvordan en hverdag kunne se ud for dit fremtidige efterskoleforløb

Book nu